G-Suite est une suite d’applications développée par Google. Rapide à mettre en place, simple à utiliser et sécurisée, son objectif est d’optimiser les performances de votre entreprise grâce à des outils travail et de communication virtuels et collaboratifs en temps réel.
Les services de G-Suite ont séduit de grands groupes comme : Airbus, Colgate Palmolive, Pricewaterhouse Coopers… de nombreuses entreprises du Nasdaq du Dax30 et du CAC40 et plus de 5’000’000 d’utilisateurs professionnels dans le monde.
Chez Done, nous utilisons les services de G-suite au quotidien depuis plus de 4 ans pour améliorer notre productivité. Si le service de mail proposé par G-suite est très certainement l’un des meilleurs du marché, les autres services disponibles comme le stockage Google Drive ou les applications Google Docs et Google Sheets… font de G-Suite un puissant outil et complet que nous recommandons à tous nos clients.
Un service de mail puissant et sécurisé 
1 – Professionnalisation de votre adresse mail
Avec G-Suite vous allez pouvoir créer (ou continuer à utiliser) vos adresses mail professionnelles via l’interface de Gmail.
Les adresses avec des extensions de type @gmail.com , @yahoo.com ou @pt.lu qui nuisent à la crédibilité de vos courriers électroniques sont remplacées par une adresse prenom.nom@monentreprise.lu qui professionnalise vos courriers et affirme la légitimité de votre activité.
2 – Une interface facile d’utilisation et une administration simplifiée
Tous les membres de votre équipe disposent de la même extension d’adresse et comme l’interface Gmail, qui est utilisée par G-Suite, est bien connue de tous cela vous vous épargnez les traditionnels freins aux changements et autres lenteurs d’adaptation.
La gestion des différents comptes mails est simplifiée depuis accès à la console d’administration de votre compte (admin.google.com), elle permet en quelques clics de :
- Créer ou supprimer des utilisateurs, gérer leur statut et leur mots de passe
- Ajouter des noms de domaine
- Gérer des options plus avancés comme les permissions d’accès aux applications de G Suite pour les différents utilisateurs de votre entreprise
- Mettre en place des règles spécifiques comme le routage des emails, la distribution partagée ou la double livraison.
3 – Un puissant filtre anti-spam et une protection anti piratage
Les utilisateurs de gmail le savent bien, pour protéger les comptes mail de ses clients, Google a développé des fonctionnalités parmi les plus efficaces du marché pour lutter contre le phishing, les virus et les Spam.
De plus, pour enrayer l’action de pirates qui pourraient avoir récupéré votre mot de passe, Google a mis en place un système d’authentification à deux étapes (par SMS). Ce système de sécurité vous adressera également un avertissement en cas de tentative de connexion à votre compte via de nouveaux appareils ou via des IP’s inconnues .
Créez des agendas personnalisés
4 – Pour vos relations clients
L’utilisation de Google Agenda offre de nombreuses possibilités pour le travail d’équipe et pour la relation client :
- Création de plusieurs calendriers en fonction des droits accordés à vos collaborateurs
- Ajout automatique des mails en relation avec des événements ou des rendez-vous à votre agenda
- Envoi automatique de mails aux différents participants d’une réunion pour qu’ils confirment leur présence
- Attachement de documents en lien avec le rendez-vous prévu
- Intégration de liens Hangouts (visio conférence) dans vos invitations
5 – Dans votre organisation interne
- Vos collaborateurs reçoivent des alertes (y.c compris sur smartphone) pour leur rappeler leur prochain RDV, et si celui-ci est prévu en dehors de vos bureaux, le système d’alerte calculera le temps de trajet nécessaire pour s’y rendre et vous préviendra à temps pour vous y rendre.
- Vos collaborateurs ont accès (en fonction des droits que vous leur octroyez) aux planning de leurs collègues, ils peuvent inviter d’autres participants à des réunions et vous pouvez également paramétrer vos disponibilités pour qu’une assistante gère vos prises de RDV.
- Google agenda vérifie automatiquement si un collaborateur est disponible pour un prochain rendez-vous.
- Vous pouvez intégrer un agenda spécifique pour la gestion de vos de salles de réunion
- Google Agenda est également compatible avec d’autres calendriers en ligne
G-Suite offre une alternative solide à Microsoft 365
Traitement de texte, tableur, visionneuse… G-Suite propose une suite bureautique complète. L’avantage de la solution G-Suite est que ses logiciels sont utilisables depuis n’importe quel support et qu’ils sont accessibles en mode nomade grâce au cloud. Vous pourrez ainsi commencer un rapport sur votre Desktop, le relire sur votre smartphone et y apporter les dernières retouches avant de rentrer en meeting avec votre tablette.
6 – Google Docs
Le traitement de texte proposé par G-Suite est très similaire à Microsoft Word, et même si certaines fonctionnalités avancées sont absentes, cela ne s’avère pas être un obstacle majeur pour un usage quotidien et professionnel. Google Docs vous permet en plus d’importer facilement de nombreux formats de documents (Microsoft ou Adobe) et de les enregistrer dans leur format d’origine.
7 – Google Sheets
Les feuilles de calcul de Google Sheets permettent l’importation de tableaux excel, son ergonomie est assez proche de celle du tableur de microsoft ce qui permet une prise en main assez rapide adaptation. Comme pour Word certaines fonctions avancées ne sont pas (encore) disponibles mais il s’agit là que de fonctions pointues dont l’usage n’est pas des plus généralisé.
8 – Google Slides
Slides est une visionneuse qui à l’instar de powerpoint permet d’éditer des présentations sous forme de graphiques, de dessins ou d’animations.
9 – Google Forms
Google Forms est un logiciel qui permet de créer rapidement une enquête ou un questionnaire. Il incorpore de nombreux éléments pré-définis pour vous faire gagner du temps et vous pouvez facilement personnaliser vos créations pour plus de confort.
Si vous utilisez Google Forms dans le cadre d’un questionnaire que vous adressez à vos clients, par exemple, les réponses que vous recevrez seront compilées en temps réel dans un document central, et pour une meilleure interprétation des résultats, ceux-ci seront présentés au choix sous forme de graphique ou de statistiques.
Travaillez partout, depuis n’importe quel support ou environnement
10 – Le nomadisme
G Suite est une solution hébergée sur le cloud accessible depuis tous les supports. Vos collaborateurs itinérants disposeront de la même puissance de travail et des mêmes outils que s’ils étaient au bureau et ils pourront collaborer en temps réel avec les autres membres de votre équipe, où qu’ils se trouvent.
11 – Travail partagé
G-Suite permet de partager un document, un tableur par exemple, entre différents membre d’une équipe et chaque membre de cette équipe peut annoter ou modifier ce document qui sera ainsi le même pour tout le monde. Une fonction chat permet aux collaborateurs actifs sur un document en même temps de s’adresser des messages et des commentaires.
12 – Compatibilité multi support et multi plate-forme
G Suite fonctionne avec tous les navigateurs existants, depuis un environnement Mac ou PC, sur tous les smartphones et tablettes quels que soient leurs système d’exploitation Apple, Android ou Windows Mobile.
G-Suite sécurise les données de votre entreprise
13 – Profitez de la force du cloud
La G Suite utilise le Cloud, il est donc nécessaire de disposer d’un accès internet pour y accéder. Vos ressources et vos données sont hébergées sur les serveurs de google dont le taux de disponibilité et le niveau de sécurisation figurent parmi les plus haut du marché.
14 – Sécurisez vos documents et vos sauvegardes avec Google Drive
Google Drive est un système de Cloud qui est au cœur de la G Suite. Google Drive est l’emplacement central où sont stockées toutes les données dont vous avez besoin pour travailler en collaboration.
La connexion à G Suite est cryptée en mode https (comme pour les transactions bancaires en ligne), les informations que vous envoyez via votre G-suite sont cryptées à la sortie de votre ordinateur pour être decryptées une fois arrivées sur celui de votre destinataire.
Pour conclure
Les Services de G-suite sont disponibles en 3 formules : Basic, Business et Enterprise qui proposent des capacités de stockage et de protection différentes. Pour plus d’explications sur les services de G-Suite, n’hésitez pas à nous contacter
